TIETOSUOJASELOSTE
Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24§
Laatimispäivä: 11.4.2018
1 Rekisterinpitäjä
Päijät-Hämeen Liikunta ja Urheilu ry
Salpausselänkatu 8, Urheilukeskus, 15110 Lahti
2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Mai-Brit Salo
Salpausselänkatu 8, Urheilukeskus, 15110 Lahti
puh. 040 836 7766, maippi.salo(at)phlu.fi
3 Rekisterin nimi
Päijät-Hämeen Liikunta ja Urheilu ry:n jäsen- ja asiakasrekisteri
4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekistereissä ylläpidetään Päijät-Hämeen Liikunta ja Urheilu ry:n jäsenluetteloa (Yhdistyslaki 11 §), asiakasrekistereitä sekä henkilöstörekisteriä. Rekisterien henkilötietoja käytetään asiakassuhteen, palvelusuhteen ja jäsenyyden hoitamiseksi.
5 Rekisterin tietosisältö
Jäsenluetteloon kerätään yhdistyksen toimintojen kannalta välttämättömiä tietoja. Nämä tiedot ovat jäsenyhteisön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, taustayhteisö ja nettisivujen osoite.
Asiakasrekistereihin kerätään yhdistyksen toimintojen kannalta välttämättömiä tietoja. Nämä tiedot ovat nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä taustayhteisö. Lisäksi ylläpidetään toiminnan raportoinnin ja seurannan kannalta henkilötietoja koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneista, liikuntaryhmissä ja liikuntaneuvonnoissa mukana olevista asiakkaista, työllistämishankkeeseen osallistuneista henkilöistä ja toimijatahoista, taloushallintopalveluiden piiriin kuuluvista toimijoista sekä ansiomerkin saaneista henkilöistä.
Joidenkin tapahtumien ja tilaisuuksien osalta kerätään erityistietoja osallistujien allergioista, lääkkeistä ja sairauksista osallistujien turvallisuuden takaamiseksi.
Alaikäisten osallistujien osasta voidaan ylläpitää tietoa huoltajan nimestä ja yhteystiedoista.
Rekistereihin kerätään myös tietoja henkilöistä, joilla on palvelu- tai asiakassuhteen tai muun niihin verrattavissa olevan suhteen vuoksi asiallinen yhteys yhdistyksen toimintoihin.
6 Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot on kerätty yhdistyksen oman toiminnan kautta, toimintaan osallistuneiden oman ilmoituksen perusteella tai alaikäisen osalta huoltajan ilmoituksen perusteella.
Organisaatioiden toimihenkilöt ja seurojen henkilöt ovat ilmoittaneet tietonsa itse rekisterinpitäjälle.
Julkishallinnon organisaatiot ovat itse ilmoittaneet tietonsa rekisterinpitäjälle tai tiedot on haettu julkisilta www-sivuilta.
7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisteröity yhdistys voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa, esim. viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa.
Rekistereissä olevia tietoja voidaan luovuttaa normaaliin toimintaan liittyen kolmansille osapuolille, esim. osallistujalista kouluttajalle, osallistujalista leirin ensiapuhenkilöstölle (tavanomainen luovutus).
Rekisterin tietoja ei luovuteta suoramarkkinointiin tai kaupallisiin tarkoituksiin ilman lupaa.
8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9 Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa kaapissa ja lukituissa tiloissa. Manuaalisia luetteloita käytetään vain yhdistyksen toimihenkilöiden ja kouluttajien/luennoitsijoiden käytössä. Tulostetuissa listauksissa pyritään välttämään muiden kuin yhteystietojen näkyminen. Henkilön yksilöimiseen käytetään ensisijaisesti henkilön nimeä. Kaikki tulostettu aineisto hävitetään asianmukaisesti.
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Ainoastaan yhdistyksen työntekijöillä on oikeus käyttää ja ylläpitää rekisterien tietoja. Vaitiolovelvollisuuden alaisiin tai toiminnanaloittain kerättyihin rekisteritietoihin pääsee käsiksi vain kyseisen toiminnanalan työntekijä.
10 Tarkastusoikeus
Jäsen tai asiakas voi tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot kirjallisella, allekirjoittamallaan pyynnöllä, joka tulee toimittaa yhdistyksen toimistoon.
11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jäsen tai asiakas voi vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Pyynnön virheellisen tiedon korjaamisesta voi tehdä ottamalla yhteyttä yhdistyksen rekisterin yhteyshenkilöön.
Asiakkaan tiedot poistetaan erillisestä pyynnöstä, mikäli lainsäädäntö tai muut määräykset eivät sitä estä. Poistopyyntö tulee toimittaa kirjallisena yhdistyksen toimistoon.
12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietolain mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisteritietojensa käyttäminen suoramainontaan ja markkina- ja mielipidetutkimuksiin. Asiakas voi antaa tietoihinsa yhdistyksen rekisterissä suoramarkkinointikiellon, tutkimuskiellon ja puhelinmarkkinointikiellon. Sähköpostiin ja mobiiliin päätelaitteeseen lähetetään rekisterin tietojen perusteella markkinointia vain, jos rekisteröity on itse antanut siihen nimenomaisen luvan. Luvan puuttuessa voidaan rekisterissä olevalle lähettää sähköpostiin ja mobiiliin päätelaitteeseen ainoastaan jäsenyyteen/asiakkuuteen liittyviä tiedotteita, jollei asiakas niitä erikseen kiellä.